Zarządzanie flotą samochodową

Szukasz prostego i zgodnego z przepisami sposobu zarządzania flotą pojazdów w Polsce? W Verita HR oferujemy kompleksowe usługi fleet management w Polsce dla firm. Nasza usługa obejmuje pozyskiwanie ofert leasingu i wynajmu długoterminowego, negocjacje umów, karty paliwowe, kontrolę przebiegu i wiele więcej.

Dzięki przejrzystym procesom operacyjnym i kompletnej dokumentacji pracownicy wiedzą dokładnie, jak korzystać z samochodów służbowych, a dział finansowy otrzymuje czytelne i audytowalne dane kosztowe dotyczące floty.
Skontaktuj się z nami!

Zakres Usługi zarządzania flotą

Najem pojazdów
Wsparcie operacyjne
Karty paliwowe
Polityka flotowa
Miesięczne rozliczenia
Wsparcie

Zarządzanie Leasingiem, Wynajmem i Obsługą

Zarządzanie leasingiem pojazdów i wynajmem długoterminowym w Polsce. Zarządzamy pełnym cyklem życia pojazdów służbowych – od określenia wymagań po zwrot pojazdu po zakończeniu umowy. Zapewniamy kontrolę kosztów, zgodność z przepisami i ciągłość operacyjną.

Usługa obejmuje:

  • Analizę potrzeb flotowych
  • Pozyskiwanie i porównanie ofert leasingu i wynajmu od zweryfikowanych dostawców
  • Przegląd umów i negocjacje warunków leasingu
  • Dostawę pojazdów, przekazanie i onboarding kierowców
  • Bieżące zarządzanie operacjami flotowymi
  • Obsługę końca okresu umowy

Usługa przeznaczona jest dla firm, które chcą outsourcować operacje flotowe w Polsce bez konieczności budowania wewnętrznych zespołów administracji floty.

Zarządzanie Kartami Paliwowymi

Karty paliwowe dla flot firmowych zarządzane jako kontrolowane, audytowalne i centralnie administrowane narzędzie. Usługa zarządzania kartami paliwowymi wspiera kontrolę kosztów, przejrzystość użytkowania i szybką reakcję operacyjną w całej flocie pojazdów.

Zarządzanie kartami paliwowymi obejmuje:

  • Wydawanie kart paliwowych, przypisywanie i onboarding kierowców
  • Limity użytkowania według stanowiska lub zespołu (litry, kwota lub oba)
  • Ograniczenia produktowe (np. wyłącznie paliwo, myjnia, płyny eksploatacyjne)
  • Procedury autoryzacji dla pojazdów zastępczych
  • Wsparcie dla mobilnych płatności kartą paliwową (tam gdzie dostępne)

Cała aktywność związana z kartami paliwowymi jest zgodna z Twoją wewnętrzną polityką i zintegrowana z miesięcznym raportowaniem flotowym.

Zarządzanie Flotą Premium

Zarządzanie pojazdami premium i klasy wykonawczej w Polsce dla kadry zarządzającej, dyrektorów i szczególnych zastosowań biznesowych. Obejmuje pozyskiwanie, konfigurację i zarządzanie pojazdami wyższych segmentów według tych samych standardów operacyjnych i compliance co pozostała część floty firmowej.

Zakres usługi:

  • Pozyskiwanie ofert leasingu i wynajmu pojazdów premium
  • Sprawdzanie dostępności i dopasowanie konfiguracji
  • Zgodność z wewnętrznymi procedurami akceptacji
  • Bieżące wsparcie operacyjne i raportowanie

Otrzymujesz pojazdy klasy wykonawczej bez dodatkowej złożoności administracyjnej, przy zachowaniu pełnej przejrzystości kosztów i zgodności z przepisami.

Jak Działają Nasze Usługi Zarządzania Flotą

Ocena Potrzeb Flotowych

+

Przekazujesz nam swoje wymagania biznesowe. Definiujemy strukturę floty, segmenty pojazdów, przebieg, czas trwania umów, potrzeby w zakresie kart paliwowych i zasady operacyjne.

Porównanie Ofert Leasingu i Wynajmu

+

Zbieramy i porównujemy oferty od wielu zweryfikowanych dostawców leasingu i wynajmu, a następnie rekomendujemy optymalne rozwiązanie pod względem kosztów, dostępności i zakresu usług.

Przegląd Umowy i Zgodność z Przepisami

+

Nasz zespół prawny analizuje umowy flotowe, proponuje zmiany i zapewnia zgodność przed zatwierdzeniem ostatecznej wersji.

Dostawa Pojazdów i Onboarding Kierowców

+

Koordynujemy dostawę lub odbiór pojazdów oraz przeprowadzamy onboarding kierowców, obejmujący zasady użytkowania, limity, odpowiedzialność i procedury raportowania.

Bieżące Wsparcie Operacyjne Floty

+

Zarządzamy codziennymi operacjami flotowymi, w tym zdarzeniami drogowymi, naprawami, pojazdami zastępczymi, wymianą opon, pozwoleniami na wyjazdy zagraniczne i komunikacją z kierowcami.

Miesięczne Raportowanie i Fakturowanie

+

Dostarczamy przejrzyste miesięczne raporty flotowe i faktury zgodne z uzgodnionym modelem finansowym.

Skontaktuj się z nami!

Dowiedz się więcej o innych usługach w VeritaHR

Nasza wiedza nie ogranicza się tylko do zarządzania flotą – oferujemy szeroki zakres uzupełniających usług HR, które wspierają Twoją działalność.

Usługi RPO

Nasza usługa outsourcingu procesu rekrutacji zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie pozyskiwania pracowników. Jako jedna z najlepszych agencji rekrutacyjnych w Polsce, zarządzamy całym procesem rekrutacji lub jego poszczególnymi elementami w zależności od potrzeb klienta. Nasze usługi RPO łączą technologiczne rozwiązania z wiedzą specjalistyczną, zapewniając optymalne wyniki.

Usługi mediowe

Wzmocnij swoją markę dzięki naszym specjalistycznym usługom mediowym. Pomagamy Ci dotrzeć do potencjalnych kandydatów poprzez strategiczne treści i ukierunkowane kampanie. Nasze podejście łączy tradycyjne techniki agencji rekrutacyjnych z nowoczesnymi strategiami marketingowymi, aby zwiększyć Twoją widoczność na konkurencyjnym rynku pracy.

Usługi outsourcingowe

Usprawnij swoje działania dzięki naszym elastycznym rozwiązaniom outsourcingowym. Od kompleksowych usług zarządzania zasobami ludzkimi po konkretne funkcje – pomagamy firmom każdej wielkości zmniejszyć obciążenia administracyjne, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami. Nasze spersonalizowane podejście do usług outsourcingowych pozwala Ci skupić się na podstawowej działalności biznesowej.

Zarządzanie polityką flotową, compliance i odpowiedzialnością

Jasne zasady flotowe ograniczają ryzyko operacyjne, ekspozycję finansową i wewnętrzne spory.

W ramach naszych usług w Polsce każdy kierowca działa zgodnie z polityką użytkowania pojazdu służbowego, która definiuje dozwolone sposoby użytkowania, zakres odpowiedzialności i alokację kosztów. Każda polityka jest dostosowana do wewnętrznych regulacji klienta i wymogów prawnych, zapewniając przejrzystość i egzekwowalność od pierwszego dnia.

Infografika zarządzania flotą

Kluczowe elementy polityki użytkowania pojazdu służbowego

  • Prywatne użytkowanie pojazdu w ramach zdefiniowanych miesięcznych limitów przebiegu
  • Odpowiedzialność za koszty przekroczenia limitu przebiegu (rozliczana zgodnie z polityką)
  • Mandaty i kary drogowe obsługiwane operacyjnie; koszty ponoszone przez kierowcę
  • Jasne zasady zgłaszania zdarzeń (zarysowania, kolizje, uszkodzenia, zgubienie kluczy)
  • Procedury autoryzacji serwisów i napraw
  • Warunki uprawnienia do pojazdu zastępczego i procedura akceptacji
  • Wyjazdy zagraniczne wymagające uprzedniej zgody i podlegające ograniczeniom właściwym dla danego kraju

Dlaczego warto wybrać VeritaHR do zarządzania flotą

Łączymy operacje flotowe, compliance i raportowanie w jedną outsourcowaną usługę.

  • Szybkość operacyjna – szybka reakcja na pilne potrzeby pojazdowe w miarę dostępności dostawców
  • Podejście oparte na compliance – zgodność z polskimi przepisami, przeglądami technicznymi, rejestracją i wymogami podróży po UE
  • Kontrola kosztów – limity przebiegu, limity zużycia paliwa i miesięczne rozliczenia
  • Jeden punkt kontaktowy – jasna odpowiedzialność wobec kierowców i wewnętrznych zespołów
  • Skalowalny fleet management – odpowiedni zarówno dla małych flot, jak i struktur wielopodmiotowych
Fleet Management Cost Case Study Rapid Fleet Delivery Case Study

Najczęściej zadawane pytania o zarządzaniu flotą

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania – dzięki temu dokładnie wiesz, czego możesz się spodziewać podczas współpracy z nami. Wierzymy w pełną przejrzystość i proaktywne wsparcie na każdym etapie.

Czy oferujecie leasing i wynajem pojazdów w ramach usług flotowych?

+

Tak. W ramach naszych usług zarządzania pojazdami w Polsce wspieramy zarówno leasing pojazdów, jak i wynajem długoterminowy i rekomendujemy optymalny model w oparciu o sposób użytkowania pojazdu, strukturę kosztów i wymagania operacyjne.

Jak przygotowujecie oferty leasingu i wynajmu flotowego?

+

Zbieramy szczegółowe wymagania flotowe i przedstawiamy porównywalne oferty od wielu zweryfikowanych dostawców, uwzględniając dostępność pojazdów, zakres usług, warunki umowy i całkowitą strukturę kosztów.

Czy nasza firma może uczestniczyć w negocjacjach leasingu lub wynajmu?

+

Tak. Koordynujemy proces negocjacji, a nasz zespół prawny analizuje projekty umów i przygotowuje rekomendowane zmiany przed zatwierdzeniem ostatecznej wersji przez klienta.

Czy zarządzacie kartami paliwowymi i limitami użytkowania dla pojazdów służbowych?

+

Tak. Świadczymy usługi zarządzania kartami paliwowymi dla flot firmowych, obejmujące wydawanie kart, przypisywanie kierowców, limity użytkowania według stanowiska lub zespołu, procedury autoryzacji i operacyjne rozliczenia.

Co się dzieje w przypadku wypadku lub uszkodzenia pojazdu?

+

Kierowcy postępują zgodnie z określoną procedurą zgłaszania zdarzeń flotowych. Koordynujemy naprawy, procedury ubezpieczeniowe i pojazdy zastępcze zgodnie z polityką użytkowania pojazdu służbowego.

Czy obsługujecie sezonową wymianę opon i serwisowanie pojazdów?

+

Tak. W ramach bieżącego zarządzania operacjami flotowymi koordynujemy sezonową wymianę opon, obowiązkowe przeglądy techniczne i planowane serwisy z kierowcami i dostawcami.

Czy pracownicy mogą używać pojazdów służbowych do celów prywatnych?

+

To zależy od polityki użytkowania pojazdu służbowego. Pomagamy wdrożyć jasne zasady dotyczące użytku prywatnego, limitów przebiegu, kosztów ich przekroczenia i procedur rozliczeniowych.

Czy obsługujecie wyjazdy zagraniczne samochodami służbowymi?

+

Tak. Wyjazdy zagraniczne mogą wymagać uprzedniej zgody w zależności od miejsca docelowego. Obsługujemy procedurę akceptacji i wymaganą dokumentację zgodnie z ograniczeniami obowiązującymi w poszczególnych krajach.

Get in Touch

Verita HR Polska Sp. z o.o. is administrator of personal data. Personal data will be processed with aim of responding to questions given through this contact form. More information about personal data processing, including aims and rights is available in privacy policy.

Inspector of Personal Data Protection​

Maciej Karczmarski email: dane.osobowe@veritahr.com 

Zajmujemy się flotą, onboardigniem i administracją, aby Twój biznes mógł się rozwijać.

Dominika Zwierz

Supplier Relationship Manager

dominika.zwierz@veritahr.com

Usuń moje dane osobowe

Formularz dla kandydata

Administratorem danych osobowych jest Verita HR Polska Sp. z o.o. oraz HRO Personnel Sp. z o.o. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielnie odpowiedzi na zadane pytanie przez formularz kontaktowy. Więcej informacji o zasadach przetwarzania danych, w tym o celach i prawach dostępne jest w Polityce prywatności.
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH​
Inspektor Danych Osobowych w Verita HR Sp. z o.o.:
dane.osobowe@veritahr.com 
Inspektor Danych Osobowych w HRO Personnel Sp. z o.o.:
dane.osobowe@hropersonnel.com 

Formularz dla pracodawcy

Administratorem danych osobowych jest Verita HR Polska Sp. z o.o. oraz HRO Personnel Sp. z o.o. Dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielnie odpowiedzi na zadane pytanie przez formularz kontaktowy. Więcej informacji o zasadach przetwarzania danych, w tym o celach i prawach dostępne jest w Polityce prywatności.
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH​
Inspektor Danych Osobowych w Verita HR Sp. z o.o.:
dane.osobowe@veritahr.com 
Inspektor Danych Osobowych w HRO Personnel Sp. z o.o.:
dane.osobowe@hropersonnel.com