Masz wiele zadań do wykonania i nie wiesz od czego zacząć? Na samą myśl o tym stresujesz się i tracisz motywację do pracy? Uciekasz przed trudnym zadaniem odkładając go w czasie? Metoda blokowania czasu z pewnością pomoże Ci wybrnąć z wyżej wymienionych problemów. Dzięki temu Twoja praca będzie efektywniejsza i sprawi Ci więcej radości.
Na czym polega blokowanie czasu?
Blokowanie czasu to metoda należąca do grona popularnych technik zarządzania czasem. Wymaga ono zarezerwowania określonego czasu na wykonanie wcześniej zaplanowanych zadań.
Nie uciekaj od priorytetów
Bardzo często przesuwamy wykonanie najważniejszych zadań „na potem”. Przecież to na nic! Zadania i tak nie znikną, a ich odwlekanie może nam narobić tylko więcej kłopotów. Wykonywanie małych rzeczy zostaw sobie na koniec. Wyznaczaj priorytetowe zadania i to od nich zaczyna swój dzień pracy.
Jak to wygląda w praktyce?
- Przygotuj listę zdań do wykonania wypisując je w kolejności od najważniejszych do najmniej istotnych.
- Określ czas na wykonanie każdego z zadań.
- Zostaw sobie przestrzeń czasową na wykonanie niespodziewanych ważnych zadań.
- Bądź realistą. Nie przesadzaj ze zbyt dużą ilością zadań, a także skróconym czasem działania.
- Przenieś zadania do kalendarza.
- Pracuj nad zadaniami według wcześniej ustalonego harmonogramu.
- Pamiętaj o zachowaniu czasu, który wcześniej ustaliłeś na wykonanie zadania.
- Rób sobie przerwy, które pozwolą zachować Ci odpowiednią równowagę w ciągu dnia.
Plan z wyprzedzeniem
Zastanawiacie się z jakim wyprzedzeniem należy blokować swój czas? Wszystko zależy od charakteru wykonywanej pracy i ilości zadań. Jeżeli są one mniej wymagające możesz pozwolić sobie na ich zaplanowanie w dłużej perspektywie na przykład miesiąca. Im zadania są ważniejsze w hierarchii, tym szybciej powinieneś je wykonać. W takiej sytuacji blokuj czas dziennie lub tygodniowo.
Jakie korzyści ma blokowanie czasu?
- Prowadzenie uporządkowanego stylu pracy.
- Ograniczenie stresu poprzez większe poczucie kontroli.
- Unikanie wielozadaniowości oraz skupienie na własnych celach.
- Poczucie wyższego poziomu efektywności wykonywanej pracy.
- Umiejętne zarządzanie czasem i projektami.
Blokowanie czasu, a życie prywatne
Umiejętność blokowania czasu jest szczególnie przydatna w dobie pandemii kiedy duża część z nas pracuje z domu. Granice work life balance zacierają się. Czas wolny, w którym powinniśmy odpoczywać przeznaczamy na pracę. Mając poczucie, że możemy coś zrobić później odkładamy to w czasie. Początkowo takie rozwiązanie może wydawać nam się korzystne. W końcu praca jest wykonana, a to wydaje się być najważniejsze. Ostatecznie po dłuższej praktyce takiego trybu pracy odczuwamy spadek motywacji i przewlekłe zmęczenie. W związku z tym przy blokowaniu czasu warto uwzględnić nie tylko zadania związane z pracą, ale także życiem prywatnym, czyli pełną przestrzenią naszego codziennego życia.
Podsumowanie
Gdy wszystko dobrze zaplanujesz Twoja głowa będzie spokojniejsza, a motywacja wejdzie na wyższy poziom. Po całym dniu, tygodniu czy miesiącu pracy wracaj do listy zadań w swoim kalendarzu. Oceń swoje wrażenia z tego okresu. Pomyśl, co się sprawdziło, a co warto zmienić. Metoda blokowania czasu może początkowo wydawać się trudna. W końcu nie łatwo walczyć ze swoimi nawykami. Trzeba jednak pamiętać, że trening czyni mistrza.
Autor: Magdalena Pietruczuk
Czytaj także: Czy w branży HR straszy? | #wedontghost
#MagazynRekruter #HR #rekruter #zarządzanieczasem #blokowanieczasu
